工数管理ツールの選び方|無料ツールと有料ツールの違い

工数管理ツールを探している方は、「どのツールが自分の会社に合うか」を知りたいことがほとんどです。

工数管理ツールは、案件や作業ごとの工数を記録し、計画と実績を比べるためのツールです。選ぶときは、入力の手間、案件ごとの集計、見積書やExcelへの出力、料金の4点で比べます。ここでは、それぞれの基準と、無料の方法と有料ツールの違いを整理します。

工数管理ツールとは

工数管理ツールは、誰が、どの案件で、どの作業に、何時間(何人日)使ったかを記録して集計するためのツールです。記録が集まると、見積もりの精度を上げたり、案件の採算を確認したりできます。

表計算ソフトで同じことはできます。ただし、入力のルールを人が守り続ける必要があり、集計も手作業になります。その手間が無視できなくなったときに、ツールを検討する流れが一般的です。

無料の方法と、有料ツールの違い

無料の方法は、主にスプレッドシートや表計算ソフトで工数表を作ることです。費用がかからず、項目も自由に決められます。案件数や人数が少ないうちは、これで十分なこともあります。

一方で、有料ツールが向いてくるのは、次のような場面です。案件ごとに工数を保存して、後から比べたくなったとき。見積書の内訳を、そのままExcelで出したくなったとき。複数の案を並べて、稟議の資料にしたくなったとき。どれも、手作業で作ると時間がかかる作業です。

選ぶときの4つの基準

1. 入力の手間:毎日の入力が続くかどうかは、入力の画面で決まります。項目が多すぎると、入力が後回しになり、記録が抜けていきます。実際に1日分を入れてみて、所要時間を確かめてください。

2. 集計の単位:見たいのが担当者別なのか、案件別なのか、期間別なのかで、必要な機能が変わります。「案件ごとの計画と実績の差」を見たいなら、案件単位で保存できるかが大事です。

3. 出力:見積書や稟議の資料に使うなら、Excelで出せるかを確認します。出力した表の形が、社内の書式に合うかどうかも見てください。

4. 料金:料金は、利用人数や、月額か年額かで変わります。人数を決めたうえで、同じ期間の料金をそろえて比べると、差が正しく見えます。

Excelで足りるケースと、ツールが向くケース

Excelで足りるのは、担当者が数名で、案件も少なく、集計が月に1回ほどの場合です。入力のルールを1枚のシートにまとめておけば、運用は回ります。

ツールが向くのは、案件が増えて集計が追いつかなくなったとき、見積もりの根拠を案件ごとに残したいとき、担当者が入力を忘れやすいときです。どちらが合うかは、今の集計にかかっている時間で判断すると分かりやすくなります。

導入前に確かめること

候補を決める前に、実際の案件を1つ入れてみてください。入力に何分かかったか、集計の表が欲しい形で出たか、見積書に使える形で出せたか、の3点を確かめます。この3点で迷う場合は、まだ導入の時期ではないと判断することもできます。

工数計算ツールで、まず計算を試す

いきなり保存型のツールを選ぶ前に、まず換算や工数の計算だけを試したい方は、工数計算ツールで人時・人日・人月の換算を確かめられます。換算の前提の置き方は、1人月は何時間?人日・人月の変換方法と早見表で解説しています。

計算を案件ごとに保存して、Excelの見積内訳として使いたい場合は、有料版を30日間無料で試せます。メールアドレスの登録は不要で、トライアルコードを使えば、後から続きから再開できます。本契約は3,000円/30日です。

よくある質問

無料で工数管理できるツールは?

表計算ソフトやスプレッドシートで作る工数表が、もっとも手軽な無料の方法です。案件数や人数が少ないうちは、これで足りることも多いです。案件ごとに保存して見積書へ出力したくなった段階で、ツールを検討すると判断しやすくなります。

工数管理ツールとは何ですか?

作業や案件ごとの工数(人時・人日)を記録し、計画と実績を比べるためのツールです。集計や出力を自動で行えるものが多く、表計算ソフトで手作業していた集計の手間を減らせます。

工数管理ツールの費用はいくらですか?

料金は、利用する人数や、月額か年額かによって変わります。比較するときは、同じ人数で、同じ期間の料金をそろえて確認してください。

まとめ

工数管理ツールは、入力の手間、集計の単位、出力、料金の4点で比べると選びやすくなります。まずは無料の工数表で始め、手間が増えたらツールを検討する順番が現実的です。

見積もりの根拠の作り方は工数見積もりのやり方|手法・根拠の作り方とよくあるミス、効果の金額換算は工数削減の計算方法|削減時間を金額・投資回収月数に換算でご覧ください。